初めての出張の前に確認しておきたい6つの準備
2016.02.15

出張
出張時に慌てて準備した場合、荷物に漏れが出てしまう以外にも、業務に支障がでてしまうことがあります。今回は、出張前に確認しておきたい準備を5つまとめました。

1. 航空券の予約

事前に出張へ行くことが分かっている場合は、早期購入割引を利用することで、航空券を安く予約することができます。早期購入割引は1日前からでも利用することができます。

当日に出張が決まった場合、株主優待券割引を利用しましょう。当日でも利用することができ、正規航空券(ノーマルチケット)よりも安く予約することができます。

株主優待券割引、早期購入割引についてはどちらの航空券がお得?株主優待券、早期購入割引を徹底比較を参考にしてください。

2. 宿泊先選び

宿泊先を予約する際は、急な出張以外では、宿泊先を事前に予約をしておきましょう。事前予約で、宿泊料金が安くなることが多いです。

都心部の宿泊施設は、有名なアーティストのライブの日程が重なってしまった場合、周辺の宿泊施設に泊まれなかったり、通常よりも高い金額となることもあるので気をつけましょう。

宿泊先の選び方は、訪問先へのアクセスが便利か、仕事ができるデスクスペースの有無、インターネット環境の有無などを確認しましょう。

3. 持ち物リストを作成

急いで荷物をバッグに詰め込むと大切な書類を忘れてしまい、荷物に漏れが出てしまうことがあります。そのため、荷物に漏れが出ないよう出張時の持ち物リストを作成しましょう。

出張時の持ち物リストを作る際は1回で作ろうとするのではなく、準備を進めていくうえで気がついた荷物を追加していけるよう2~3回に分けて作るようにしましょう。1回でリストを作った場合、リスト作成時に思いつかなかった荷物が抜けてしまう場合があります。

持ち物リストはテンプレートを作っておくことで、出張が決まる度に利用でき便利です。

4. 名刺や資料を確認する

名刺や資料を忘れないよう、十分注意して準備しましょう。提案書や会社案内などの紙媒体の資料は、余裕をもった部数を持っていきましょう。コンビニでも資料の印刷は可能ですが、オフィスにある複合機と比べると膨大な時間がかかるため注意が必要です。

名刺は現地でプリントすることが困難です。名刺は忘れないよう、持ち物リストに追加しておくことで忘れずに持っていくことができます。

5. 電源アダプタや充電ケーブル、バッテリーを確認する

ノートPCやスマートフォンの電源アダプタや充電ケーブルは、重要であるものの忘れやすいものなので要注意。

また、ノートPCやスマートフォンの充電ケーブルとバッテリーを持っていくことで、機内で電波を発さない状態であれば仕事ができ便利です。

機内でノートPCを使いたい場合は機内で仕事をしたい!飛行機へのノートパソコン持ち込みまとめを参考にしてください。

バッテリーは条件によっては機内に持ち込めない場合があります。バッテリーについてはバッテリーを持ち込んでスマホを充電したい!飛行機に電池は持ち込める?を参考にしてください。

6. 不在の連絡を忘れない

出張前に関連部署や取引先に不在の連絡を入れましょう。自分が不在になることが共有できていないと業務に支障をきたす恐れがあります。

出張の連絡する場合、不在にする内容のメールや電話、FAXなどで連絡しましょう。そもそも情報共有がきちんとなされているのが理想ですが、不安な場合は、不在時の対処についても事前に打ち合わせをしておくと良いでしょう。

さいごに

出張の前には、出張時の持ち物リストを作ってしっかりと準備を行ないましょう。特に、名刺や資料、PCやスマートフォンの電源アダプタ、充電ケーブルは要注意です。

事前準備をしっかりと行い、出張を成功させましょう!
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